ڈبلیو پی ایس میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو کیسے حذف کریں

ڈبلیو پی ایس میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو کیسے حذف کریں

روزانہ دفتر کے کام میں ، ہمیں اکثر بڑی مقدار میں ڈیٹا ، خاص طور پر ٹیبلر ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ڈپلیکیٹ ڈیٹا کا وجود نہ صرف اعداد و شمار کے تجزیے کی درستگی کو متاثر کرے گا ، بلکہ کام کی کارکردگی کو بھی کم کرے گا۔ ایک طاقتور آفس سافٹ ویئر کی حیثیت سے ، ڈبلیو پی ایس ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرنے کے لئے طرح طرح کے طریقے مہیا کرتا ہے۔ اس مضمون میں تفصیل سے متعارف کرایا جائے گا کہ ڈبلیو پی ایس میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو کیسے ہٹایا جائے ، جس میں ساختہ اعداد و شمار کی مثالیں ہیں۔

1. ڈبلیو پی ایس کے ساتھ ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرنے کا طریقہ

ڈبلیو پی ایس اسپریڈشیٹ ڈیٹا کو کٹوتی کے ل two دو اہم طریقے فراہم کرتا ہے:

1."ڈپلیکیٹ کو ہٹائیں" کی خصوصیت کا استعمال کریں

یہ سب سے سیدھا سیدھا طریقہ ہے اور زیادہ تر حالات میں کام کرتا ہے۔ اقدامات مندرجہ ذیل ہیں:

- اس علاقے کو منتخب کریں (ایک یا زیادہ کالم ہوسکتے ہیں) جہاں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو ہٹانے کی ضرورت ہے۔

- مینو بار میں "ڈیٹا" ٹیب پر کلک کریں۔

- ڈیٹا ٹولز گروپ میں ، ڈپلیکیٹس کو ہٹائیں پر کلک کریں۔

- پاپ اپ ڈائیلاگ باکس میں ، کالموں کو منتخب کریں جن کو ڈپلیکیٹ ڈیٹا کے لئے چیک کرنے کی ضرورت ہے ، اور پھر "اوکے" پر کلک کریں۔

- یہ نظام اشارہ کرے گا کہ کتنے نقول کو ہٹا دیا گیا ہے اور کتنی انوکھی اقدار کو برقرار رکھا گیا ہے۔

2.ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو نشان زد کرنے کے لئے فارمولے یا مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کریں

اگر آپ کو ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرنے سے پہلے نشان زد کرنے کی ضرورت ہے تو ، آپ مندرجہ ذیل طریقہ استعمال کرسکتے ہیں:

- مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کریں: ڈیٹا رینج کو منتخب کریں ، "ہوم" ٹیب میں "مشروط فارمیٹنگ" پر کلک کریں ، اور "سیل رولز کو ہائی لائٹ کریں" -> "ڈپلیکیٹ ویلیوز" کو منتخب کریں۔

- فارمولے استعمال کریں: ڈپلیکیٹ ڈیٹا کی شناخت کے لئے معاون کالم میں کاؤنٹف فنکشن کا استعمال کریں ، مثال کے طور پر: = if (countif (a: a ، a2)> 1 ، "ڈپلیکیٹ" ، "")۔

2. ساختی اعداد و شمار کی مثالیں

یہاں ایک مثال ٹیبل ہے جس میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا شامل ہے ، اور ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو ہٹانے کے بعد نتائج کا موازنہ:

3. احتیاطی تدابیر

1.اصل ڈیٹا کا بیک اپ بنائیں: ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرنے سے پہلے ، یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ غلطیوں کی وجہ سے ہونے والے اعداد و شمار کے نقصان کو روکنے کے لئے اصل ڈیٹا کا بیک اپ لیں۔

2.صحیح کالم منتخب کریں: جب ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرتے ہو تو ، یقینی بنائیں کہ آپ صحیح کالم کو فیصلے کی بنیاد کے طور پر منتخب کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، مذکورہ بالا مثال میں ، ہم نے اپنے فیصلے کی بنیاد کے لئے تینوں کالموں کا انتخاب کیا۔

3.جزوی طور پر نقل شدہ ڈیٹا کی پروسیسنگ: اگر آپ کو صرف کچھ کالموں کی بنیاد پر ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کرنے کی ضرورت ہے (مثال کے طور پر ، صرف "ملازمین نمبر" پر مبنی ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو حذف کریں) ، کالموں کا انتخاب کرتے وقت خصوصی توجہ دیں۔

4.بڑی مقدار میں ڈیٹا پر کارروائی: اعداد و شمار کی ایک بڑی مقدار پر مشتمل جدولوں کے لئے ، اعداد و شمار کو کٹوتی کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے ، لہذا براہ کرم صبر کریں۔

4. اعلی درجے کی مہارتیں

ڈیٹا پروسیسنگ کی مزید پیچیدہ ضروریات کے لئے ، درج ذیل جدید تکنیک پر غور کریں:

1.ایڈوانسڈ فلٹرنگ کا استعمال کریں: "ڈیٹا"-> "ایڈوانسڈ فلٹرنگ" فنکشن کے ذریعے ، ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو زیادہ لچکدار طریقے سے کارروائی کی جاسکتی ہے۔

2.وی بی اے میکرو کے ساتھ مل کر: اگر آپ کو ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو کثرت سے حذف کرنے کی ضرورت ہے تو ، آپ عمل کو خود کار بنانے کے لئے VBA میکرو ریکارڈ یا لکھ سکتے ہیں۔

3.محور کی میز: اعداد و شمار کو فوری طور پر خلاصہ کرنے کے لئے محور کی میزیں استعمال کریں اور ڈپلیکیٹ اقدار کو دور کرنے کے اثر کو بالواسطہ طور پر حاصل کریں۔

5. اکثر پوچھے گئے سوالات

1.س: ڈپلیکیٹ کو حذف کرنے کے بعد اب بھی ڈیٹا ڈپلیکیٹ کیوں دکھاتا ہے؟

ج: یہ ہوسکتا ہے کہ کسی غلط کالم کو فیصلے کی بنیاد کے طور پر منتخب کیا گیا ہو ، یا یہ کہ اعداد و شمار ایک جیسے دکھائی دیتے ہیں لیکن حقیقت میں اس میں ٹھیک ٹھیک اختلافات (جیسے خالی جگہ یا پوشیدہ حروف) ہیں۔

2.س: کیا حذف شدہ ڈپلیکیٹ ڈیٹا بازیافت کیا جاسکتا ہے؟

جواب: اگر حذف کرنے سے پہلے کوئی بیک اپ نہیں ہے اور کالعدم فنکشن (CTRL+Z) استعمال نہیں کیا جاتا ہے تو ، اسے بحال نہیں کیا جاسکتا ہے۔ لہذا آپریشن سے پہلے بیک اپ اپ کرنا بہت ضروری ہے۔

3.س: ڈبلیو پی ایس کا ڈپلیکیٹ حذف کرنے کا کام ایکسل سے کیسے مختلف ہے؟

جواب: بنیادی افعال ایک جیسے ہیں ، لیکن ڈبلیو پی ایس میں کچھ ورژن میں آسان آپریشن انٹرفیس ہوسکتا ہے۔

6. خلاصہ

ڈیٹا پروسیسنگ میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو ہٹانا ایک مشترکہ ضرورت ہے ، اور ڈبلیو پی ایس اس کام کو پورا کرنے کے لئے آسان اور آسان استعمال کے اوزار مہیا کرتا ہے۔ اس مضمون میں متعارف کروائے گئے طریقوں کے ذریعہ ، آپ آسانی سے اپنے ڈیٹا میں نقلیں صاف کرسکتے ہیں اور ڈیٹا کے معیار اور کام کی کارکردگی کو بہتر بنا سکتے ہیں۔ اپنے ڈیٹا کو آپریشن سے پہلے بیک اپ کرنا یاد رکھیں اور اصل ضروریات پر مبنی مناسب طریقہ کا انتخاب کریں۔

ڈبلیو پی ایس ٹیبلز کے ڈیٹا پروسیسنگ کے افعال میں مہارت حاصل کرنا آپ کے دفتر کی کارکردگی کو بہت بہتر بنا سکتا ہے۔ اعداد و شمار کو کٹوتی کرنا بہت سے عملی افعال میں سے ایک ہے۔ یہ تجویز کی جاتی ہے کہ آپ ڈبلیو پی ایس کے دیگر طاقتور افعال کو تلاش کرتے رہیں۔